Sah. UU ITE beserta perubahannya mengakui informasi dan dokumen elektronik sebagai alat bukti hukum yang sah, dan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum serta akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan yang ditentukan.
Tapi ada dua hal yang perlu Anda pahami sebelum memindahkan semua kontrak ke jalur digital. Pertama, ada dua jenis tanda tangan elektronik dengan bobot pembuktian yang berbeda jauh. Gambar tanda tangan yang ditempel di berkas PDF tidak setara dengan tanda tangan yang diterbitkan penyelenggara sertifikasi elektronik terdaftar.
Kedua, ada dokumen yang dikecualikan. Surat yang menurut undang undang harus dibuat tertulis serta dokumen yang harus dibuat dalam bentuk akta notaris atau akta pejabat pembuat akta tanah tidak bisa diselesaikan lewat tanda tangan elektronik.
Dasar Hukum Keabsahannya
Dokumen Elektronik sebagai Alat Bukti
Pengakuan ini bukan hal baru. Sejak UU ITE berlaku, informasi elektronik dan dokumen elektronik beserta hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti hukum yang sah dan merupakan perluasan dari alat bukti yang diatur dalam hukum acara.
Pengaturan teknisnya berkembang lewat perubahan UU ITE dan aturan pelaksanaan mengenai penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik, yang mengatur penyelenggara sertifikasi elektronik, sertifikat elektronik, dan tata cara penyelenggaraannya.
Jadi kalau ada mitra yang menolak tanda tangan elektronik dengan alasan “tidak diakui hukum Indonesia”, alasan itu tidak berdasar. Yang wajar dipersoalkan bukan keabsahannya, melainkan seberapa kuat pembuktiannya bila kelak dibantah.
Syarat agar Tanda Tangan Elektronik Sah
Tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum sepanjang memenuhi persyaratan, di antaranya data pembuatan tanda tangan terkait hanya kepada penanda tangan, data tersebut berada dalam kuasa penanda tangan saat proses penandatanganan, segala perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui, terdapat cara tertentu untuk mengidentifikasi penanda tangan, serta terdapat cara untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan atas informasi elektronik yang ditandatangani.
Baca ulang syarat ketiga dan keempat. Dua itulah yang membedakan tanda tangan elektronik sungguhan dari sekadar gambar coretan. Gambar tanda tangan yang ditempel tidak bisa menunjukkan apakah dokumen berubah setelah ditandatangani, dan tidak melekatkan identitas penanda tangan secara teknis.
Dua Jenis Tanda Tangan Elektronik
Tersertifikasi
Dibuat menggunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik yang berbadan hukum Indonesia dan terdaftar pada instansi yang berwenang. Identitas penandatangan diverifikasi lebih dulu, lalu diterbitkan sertifikat elektronik yang melekatkan identitas tersebut pada tanda tangannya.
Ciri praktisnya: dokumen yang ditandatangani punya jejak verifikasi yang bisa diperiksa, dan perubahan sekecil apa pun setelah penandatanganan akan terdeteksi. Pembaca dokumen bisa memastikan siapa yang menandatangani dan apakah isinya masih utuh.
Sebelum memilih penyedia layanan, pastikan penyelenggaranya memang terdaftar resmi. Banyak aplikasi tanda tangan digital beredar, tetapi tidak semuanya berstatus penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui.
Tidak Tersertifikasi
Dibuat tanpa melalui penyelenggara sertifikasi elektronik. Bentuk yang paling umum adalah gambar tanda tangan yang dipindai lalu ditempel ke dokumen, tanda tangan yang digambar di layar sentuh lewat aplikasi umum, atau persetujuan lewat surat elektronik dan pesan singkat.
Jenis ini tetap diakui sebagai tanda tangan elektronik. Yang berbeda adalah kemudahannya dibantah.
Perbedaan Bobot Pembuktian
Di sinilah letak keputusan bisnis Anda. Bayangkan sengketa di pengadilan, lalu pihak lawan berkata bahwa ia tidak pernah menandatangani dokumen tersebut.
Dengan tanda tangan tersertifikasi, Anda punya jejak verifikasi identitas dan bukti keutuhan dokumen. Bantahan semacam itu sulit bertahan.
Dengan gambar tanda tangan yang ditempel, beban ada di Anda untuk membuktikan bahwa gambar itu memang ditempel oleh orang yang bersangkutan, dan bahwa isi dokumen tidak berubah sejak saat itu. Gambar tanda tangan bisa diambil dari dokumen lain, dipotong, dan ditempelkan siapa saja. Anda akan bersandar pada bukti pendukung seperti riwayat surat elektronik, catatan komunikasi, dan bukti pelaksanaan perjanjian.
Perlu ditegaskan, bukan berarti tanda tangan tidak tersertifikasi tidak berguna. Untuk transaksi rutin bernilai kecil yang risikonya rendah, jenis ini praktis dan memadai. Yang keliru adalah memakainya untuk perjanjian bernilai besar sambil berasumsi kekuatannya sama.
Dokumen yang Tidak Bisa Ditandatangani Elektronik
Ketentuan mengenai informasi dan dokumen elektronik tidak berlaku untuk dua kelompok: surat yang menurut undang undang harus dibuat dalam bentuk tertulis, serta surat beserta dokumennya yang menurut undang undang harus dibuat dalam bentuk akta notaris atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta tanah.
Untuk konteks bisnis, ini berarti dokumen seperti akta pendirian perseroan, akta perubahan anggaran dasar, akta pernyataan keputusan rapat, serta akta jual beli tanah dan bangunan tetap menuntut proses konvensional dihadapan pejabat berwenang. Kehadiran sistem elektronik dalam pengurusannya, misalnya pengajuan ke sistem administrasi badan hukum, tidak mengubah kewajiban aktanya sendiri.
Sebelum memindahkan satu jenis dokumen ke jalur elektronik, periksa dulu apakah ada undang undang yang mensyaratkan bentuk tertentu untuk dokumen itu. Ini pemeriksaan sekali saja per jenis dokumen, tetapi menghindarkan Anda dari perjanjian yang cacat bentuk.
Selain pengecualian hukum, ada juga pertimbangan praktis. Sebagian instansi, bank, dan mitra korporat punya kebijakan internal yang masih meminta dokumen basah untuk keperluan tertentu. Ini bukan soal keabsahan, melainkan soal penerimaan pihak ketiga, dan sering lebih menentukan dalam praktik sehari hari.
Bagaimana dengan Meterai?
Kewajiban bea meterai tetap berlaku pada dokumen elektronik. UU Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai memperluas objek bea meterai hingga mencakup dokumen elektronik, dan pemenuhannya dilakukan lewat materai elektronik.
Dua hal yang sering di salah pahami. Pertama, meterai bukan penentu keabsahan perjanjian. Perjanjian tetap sah meski tanpa materai, karena keabsahannya ditentukan syarat sahnya perjanjian. Meterai berkaitan dengan pemenuhan kewajiban pajak atas dokumen dan pemakaian dokumen sebagai alat bukti.
Kedua, memindai gambar meterai lalu menempelkannya ke dokumen elektronik bukan pemenuhan kewajiban bea meterai, dan berpotensi masuk ranah pelanggaran. Gunakan materai elektronik resmi lewat penyedia yang ditunjuk.
Memilih Jenis Tanda Tangan Sesuai Nilai Risiko
Tidak semua dokumen perlu perlakuan yang sama. Pertimbangkan empat hal.
Nilai transaksinya. Semakin besar, semakin layak memakai tanda tangan tersertifikasi. Biaya sertifikasi jauh lebih kecil dibanding kerugian dari kontrak yang sulit dibuktikan.
Kemungkinan dibantah. Perjanjian dengan pihak yang baru pertama kali bekerja sama, atau perjanjian yang menyangkut kewajiban jangka panjang, lebih rawan dipersoalkan dibanding pesanan rutin dari pelanggan lama.
Siapa yang akan membaca dokumennya kelak. Bila dokumen akan diperiksa bank, investor, auditor, atau panitia tender, dokumen dengan verifikasi yang jelas mempermudah proses.
Jangka waktu berlakunya. Perjanjian yang berlaku lima tahun akan dibuka kembali jauh di masa depan, saat ingatan semua pihak sudah kabur dan personel sudah berganti.
Aturan praktis sederhana: kalau kehilangan perkara atas dokumen itu akan terasa berat bagi arus kas perusahaan Anda, pakai tanda tangan tersertifikasi.
Tabel Panduan Pemilihan untuk Dokumen Usaha
| Jenis Dokumen | Jenis Tanda Tangan yang Disarankan | Alasan | Catatan Tambahan |
| Penawaran harga dan konfirmasi pesanan rutin | Tidak tersertifikasi | Nilai kecil, risiko bantahan rendah | Simpan riwayat surat elektronik sebagai pendukung |
| Perjanjian kerja sama dengan mitra baru | Tersertifikasi | Berpotensi dipersoalkan, berjangka panjang | Lengkapi dengan meterai elektronik |
| Perjanjian kerja karyawan | Tersertifikasi | Menyangkut hak dan kewajiban jangka panjang | Simpan bukti penerimaan oleh karyawan |
| Perjanjian kerahasiaan | Tersertifikasi | Dokumen yang justru dipakai saat sengketa | Pastikan identitas penanda tangan terverifikasi |
| Perjanjian pinjaman dan jaminan | Tersertifikasi | Nilai besar dan diperiksa lembaga keuangan | Periksa kebijakan internal bank terkait |
| Akta pendirian dan perubahan anggaran dasar | Tidak berlaku, wajib akta notaris | Termasuk dokumen yang dikecualikan | Proses tetap di hadapan notaris |
| Akta jual beli tanah dan bangunan | Tidak berlaku, wajib akta pejabat pembuat akta tanah | Termasuk dokumen yang dikecualikan | Proses tetap konvensional |
| Surat kuasa untuk keperluan tertentu | Periksa persyaratan instansi tujuan | Beberapa instansi meminta dokumen basah | Konfirmasi lebih dulu sebelum menandatangani |
Langkah Praktis Menerapkannya di Perusahaan
Langkah 1
Buat daftar jenis dokumen. Kelompokkan seluruh dokumen yang rutin Anda tandatangani, dari penawaran harga sampai perjanjian kerja sama.
Langkah 2
Tandai yang dikecualikan. Pisahkan dokumen yang menurut undang undang harus dibuat tertulis atau dalam bentuk akta. Kelompok ini tidak masuk rencana digitalisasi.
Langkah 3
Tetapkan jenis tanda tangan per kelompok. Berdasarkan nilai dan risiko, tentukan mana yang cukup tanda tangan biasa dan mana yang wajib bersertifikasi. Tuangkan dalam kebijakan internal agar tidak diputuskan kasus per kasus.
Langkah 4
Pilih penyelenggara sertifikasi yang terdaftar. Periksa status terdaftarnya, bukan hanya tampilan aplikasinya.
Langkah 5
Atur kewenangan penandatangan. Tentukan siapa yang berwenang menandatangani apa dan sampai nilai berapa. Kemudahan menandatangani secara elektronik membuat pengendalian internal justru lebih penting, bukan kurang penting.
Langkah 6
Siapkan penyimpanan dokumen. Dokumen elektronik perlu disimpan dengan cara yang menjaga keutuhannya dan mudah ditemukan bertahun tahun kemudian. Folder acak di komputer pribadi karyawan bukan sistem penyimpanan.
Langkah 7
Samakan pemahaman dengan mitra. Cantumkan dalam perjanjian bahwa para pihak menyepakati penggunaan tanda tangan elektronik. Klausul ini menutup perdebatan di kemudian hari.
Kesalahan yang Paling Sering Terjadi
Menempel gambar tanda tangan lalu menganggapnya setara. Ini bentuk yang paling lemah pembuktiannya, tetapi paling banyak dipakai untuk dokumen bernilai besar.
Menempel gambar meterai hasil pindaian. Bukan pemenuhan kewajiban bea meterai, dan berisiko menimbulkan persoalan tersendiri.
Memindahkan semua dokumen ke jalur elektronik tanpa memeriksa pengecualian. Akta yang menurut undang undang harus dibuat notaris tidak bisa digantikan proses elektronik.
Memakai aplikasi yang bukan penyelenggara sertifikasi terdaftar sambil mengira dokumennya tersertifikasi. Periksa status penyedianya sebelum menjadikannya standar perusahaan.
Tidak mengatur kewenangan penandatangan. Kemudahan menandatangani dari ponsel membuat dokumen bisa ditekan siapa saja yang memegang akun. Pisahkan akun, batasi kewenangan, dan catat siapa menandatangani apa.
Tidak menyimpan berkas aslinya. Hasil cetak dokumen elektronik kehilangan sebagian besar nilai verifikasinya. Simpan berkas asli beserta jejak verifikasinya.
FAQ Seputar Tanda Tangan Elektronik
1. Apakah kontrak yang ditandatangani lewat aplikasi tanda tangan digital bisa dipakai di pengadilan?
Bisa. Informasi dan dokumen elektronik diakui sebagai alat bukti hukum yang sah. Yang menentukan kuat atau lemahnya adalah apakah tanda tangan tersebut dapat menunjukkan identitas penandatangan dan keutuhan dokumen, sehingga jenis tersertifikasi jauh lebih kuat.
2. Apakah tanda tangan elektronik dari penyedia luar negeri diakui di Indonesia?
Pengaturan kita mengenal penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar dan berinduk di Indonesia. Untuk dokumen yang akan dipakai dalam konteks hukum Indonesia, memakai penyelenggara terdaftar memberi posisi yang lebih aman. Untuk kontrak lintas negara, sepakati sejak awal jenis tanda tangan dan hukum yang berlaku.
3. Apakah perjanjian tanpa meterai menjadi tidak sah?
Tidak. Keabsahan perjanjian ditentukan syarat sahnya perjanjian, bukan oleh meterai. Bea meterai berkaitan dengan kewajiban pajak atas dokumen dan penggunaannya sebagai alat bukti, sehingga tetap perlu dipenuhi untuk dokumen yang termasuk objeknya.
4. Bisakah tanda tangan elektronik dipakai untuk perjanjian kerja karyawan?
Bisa, karena perjanjian kerja tidak termasuk dokumen yang wajib dibuat dalam bentuk akta notaris. Untuk keamanan pembuktian, gunakan jenis tersertifikasi dan simpan bukti bahwa karyawan menerima salinan perjanjiannya.
5. Bagaimana kalau mitra saya menolak tanda tangan elektronik?
Penolakan semacam itu bukan soal keabsahan melainkan kebijakan internal mitra. Jalan tengahnya, tandatangani secara elektronik untuk dokumen internal dan operasional, lalu sediakan versi basah untuk mitra atau instansi yang memang mensyaratkannya.
Simpulan
Tanda tangan elektronik sah dan diakui, tetapi keabsahan bukan satu satunya yang perlu Anda pikirkan. Pertanyaan yang lebih berguna adalah seberapa mudah tanda tangan itu dibantah bila kelak dipersoalkan, dan jawabannya bergantung pada jenis yang Anda pakai.
Untuk dokumen rutin bernilai kecil, tanda tangan elektronik biasa memadai dan menghemat banyak waktu. Untuk perjanjian yang menyangkut uang besar, hubungan jangka panjang, atau dokumen yang akan diperiksa pihak ketiga, gunakan penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar. Dan sebelum memindahkan satu jenis dokumen ke jalur digital, periksa dulu apakah undang undang mensyaratkan bentuk tertulis atau akta untuk dokumen itu. Pemeriksaan sekali di depan menghindarkan perjanjian yang cacat bentuk di belakang.
Bantuan Legalitas Dokumen dan Kontrak Usaha Anda
Legalitas Jago Marketing membantu pelaku usaha menata dokumen dan kontraknya agar kuat saat dibutuhkan. Kami menangani legal support untuk brand dan operasional usaha mulai dari penyusunan perjanjian kerja sama, perjanjian kerahasiaan, perjanjian dengan vendor, sampai peninjauan klausul kontrak yang berisiko merugikan. Kami juga menangani pendirian badan usaha dan perubahan anggaran dasar yang memang wajib melalui akta notaris, pengurusan perizinan dan legal dokumen termasuk NIB serta penyesuaian KBLI, dan legalitas untuk bisnis online mulai dari syarat dan ketentuan, kebijakan privasi, sampai kesiapan menghadapi ketentuan pelindungan data pribadi. Konsultasikan kebutuhan dokumen usaha Anda lewat WhatsApp di 081390888231 atau kunjungi legalitas.jagomarketing.id untuk melihat layanan selengkapnya.
Sumber
- Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya
- Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
- Undang Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai
- Kitab Undang Undang Hukum Perdata, ketentuan mengenai syarat sahnya perjanjian
- Undang Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris beserta perubahannya
- Undang Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, terkait data identitas dalam proses verifikasi
[…] Baca Juga: Sahkah Tanda Tangan Elektronik untuk Kontrak Usaha? […]